Для оформления загранкомандировки необходимо предоставить в ГУ-237 за 2-3 недели до даты отъездаследующие документы:
  • задание на командировку с подписью непосредственного руководителя.
  • служебную записку с подписью первого проректора. Обязательно укажите табельный номер.
  • официальное приглашение от принимающей стороны и его перевод или информационное письмо об участие в выставке / фор.
На основании этих документов оформляется «Приказ о направлении работника в командировку».
По возвращении из командировки:
В течение 3-х дней после возвращения из служебной командировки необходимо сдать в бухгалтерию авансовый отчет и документы по командировке и произвести окончательный расчет.
Все документы принимаются только в оригинале (ксерокопии не принимаются).
Документы, необходимые для отчета:
1. Ксерокопия загранпаспорта с отметкой о пересечении границы.
2. Авиа, ж/д билеты в оригинале или:
— Электронный авиабилет (маршрутная квитанция + посадочные талоны). (!) Маршрутную квитанцию можно распечатать только до вылета самолета.
— Электронный ж/д билет (маршрутная квитанция + ж/д билеты, которые нужно до отправления поезда получить в ж/д кассе вокзала отправления).
3. Документы, подтверждающие оплату билетов (кассовый чек или информация об оплате с банковской карты).
4. Счет из гостиницы — инвойс (ваучер) с отметкой об оплате (кассовый чек, бланк строгой отчетности) без питания (в счете — ФИО, срок пребывания, стоимость).
5. Документы об оплате трансфера в аэропорт (кассовый чек, квитанция БСО).
6. Документы об оплате страховки, визы (кассовый чек, квитанция БСО).
7. Документы об оплате регистрационного взноса (счет с указанием оплаты наличными деньгами).
8. Полученные сертификаты о стажировке, повышении квалификации, карточка участника выставки, подписанный договор, программа встречи или семинара и т.п.
9. Отчет о командировке (формат А-4). Просьба электронную версию отчета выслать на inter@guu.ru.
10. Построчный перевод всех документов на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н).
Все документы по командировке аккуратно храните в отдельной папке (файле) до сдачи в бухгалтерию организации.
Будьте внимательны, не теряйте и не выбрасывайте чеки, квитанции и др. документы, даже если думаете, что они не нужны!
Т.к. расходы, не подтвержденные документами, компенсированы не будут.